Большинство людей воспринимают архив исключительно как хранилище чего-либо. Если речь идет о архивах компаний — то как хранилище бумаг, документов предприятия. Разумеется, хранение — основной вид услуг, которые оказывают архивы. Но далеко не единственный.
В этой статье мы разберемся, какие архивные услуги бывают, какие из этих вопросов можно решить самостоятельно, а для каких лучше обратиться к профессионалам.
Архивная обработка документов
Архивная обработка документов — процедура, которая проводится перед тем, как бумаги отправятся в архив. Причем совершенно неважно, о каком типе хранения идет речь — в профессиональном хранилище, в государственном архивном фонде, в собственном помещении компании и т.д.
она включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, определение сроков их хранения, систематизация по степени важности, типу и другим параметрам, оформление дел в соответствии с требованиями закона, выделение дел с истекшим сроком годности, подготовка всех необходимых актов.
Теоретически с этой работой можно справиться самостоятельно, если хорошо подготовиться. Но проще и надежнее доверить ее профессионалам.
Создание архива на предприятии
Если вы решили организовать архив внутри компании, то после проведения обработки, описанной выше, специалисты помогут вам подготовить помещение, оборудовать его, заполнить архив, сформировать каталог и т.д.
При желании эти работы можно провести своими силами.
Передача документов в государственные архивные фонды
В ряде случаев, например, при ликвидации компании, часть документов требуется передать в государственные архивные фонды. В первую очередь это касается любых бумаг по личному составу организации.
Для того, чтобы процедура передачи прошла гладко, нужно, чтобы все было оформлено в соответствии с требованиями конкретного архива, нужно знать специфику их работы. Поэтому мы настоятельно рекомендуем сразу обратиться к специалистам, новичкам крайне редко удается сделать все с первого раза.
Конфиденциальное уничтожение документов
Те бумаги, у которых уже вышел срок годности, нужно выделить к уничтожению, затем определенным образом избавиться от них (освободить от любых пластиковых и металлических частей, измельчить, отправить на переработку), подготовить соответствующие акты.
При небольших объемах с этой работой вполне можно справиться своими силами. Если же вам жаль тратить время и силы — обратитесь к специалистам, услуга доступна по цене.
Создание электронного архива
Для создания электронного архива нужно приобрести или создать специальное программное обеспечение, отсканировать все документы и правильно загрузить их. Надежнее и дешевле сделать это с помощью профессионалов. Так как в этом случае вы покупаете программу на базе уже созданного и работающего программного обеспечения, а также качественное сканирование и загрузку документов.
Обучение
Если вы хотите проводить какие-то или все перечисленные выше работы самостоятельно, стоит предварительно отправить ответственного сотрудника на обучение к профессионалам.
Эту услугу также оказывают многие компании, занимающиеся архивной деятельностью. Разовое вложение в обучение своего подчиненного позволит вам впоследствии сэкономить много денег.
Содействие в подборе финансовых услуг